Key Takeaways
ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นระบบที่ใช้จัดการทรัพยากรต่าง ๆ ภายในบริษัท โดยนำข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ เช่น บัญชี HR จัดซื้อ ไปจนถึงการผลิตและคลังสินค้า มารวมกันไว้ในโปรแกรมเดียว ทำให้นำข้อมูลไปใช้ต่อได้ง่าย
สำหรับองค์กรที่เหมาะจะนำระบบ ERP ไปใช้ ก็เป็นได้ทั้งบริษัทขนาดเล็กและกลางที่กำลังเติบโต บริษัทที่มีระบบเดิมที่ล้าสมัย อยากจะปรับปรุงให้ดีขึ้น หรือแม้แต่ธุรกิจที่อยากจะรวมข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลางเพื่อนำไปวิเคราะห์ต่อ ก็นำไปปรับใช้ได้เช่นกัน
สำหรับคนทำธุรกิจยุคนี้ ข้อมูลถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าเติบโตได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คาดการณ์ความต้องการต่าง ๆ ในอนาคตได้ แต่ถ้าข้อมูลแต่ละแผนกอยู่กระจัดกระจายกันไป ก็จะนำมาใช้งานได้ยากขึ้น ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning จึงเป็นทางเลือกที่คนทำธุรกิจไม่ควรมองข้าม สำหรับใครที่ยังไม่รู้จักกับโปรแกรมนี้ ไม่รู้ว่าทำอะไรได้บ้าง หรือควรจะเลือกใช้แบบไหนดี วันนี้รวบรวมความรู้ดี ๆ มาพร้อมตอบทุกข้อสงสัยกันแล้ว
ระบบ ERP คืออะไร?
ระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือ ซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ช่วยให้องค์กรบริหารจัดการการทำงานได้อย่างเป็นระบบ ด้วยการผสมผสานและรวมข้อมูลจำนวนมากไว้ในระบบเดียว การใช้ระบบ ERP ช่วยให้รวบรวมข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ เข้าด้วยกัน
ไม่ว่าจะเป็นบัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล (HR) การตลาดและการขาย ไปจนถึงคลังสินค้า และฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Service) การสร้างจุดศูนย์กลางให้กับข้อมูลภายในองค์กร จึงช่วยให้แต่ละแผนกทำงานร่วมกันได้อย่างไร้ร้อยต่อ และร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เครื่องมือหลักในระบบ ERP มีอะไรบ้าง?
1. การเงินและบัญชี (Finance and Accounting)
บัญชีและการเงินถือเป็นโมดูลพื้นฐานสำคัญของระบบ ERP ใช้สำหรับรวมข้อมูล จัดการและติดตามธุรกรรมทางการเงินของบริษัท ช่วยให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบข้อมูลทางเงินให้ถูกต้องและเป็นไปตามกฎหมายได้ง่ายขึ้น ลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ และมองเห็นข้อมูลภายในที่ช่วยให้นำไปตัดสินใจต่อได้ง่ายขึ้น
2. การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)
สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าคงคลัง ต้องจัดการสต็อกต่าง ๆ โมดูลนี้ถือเป็นตัวช่วยติดตาม จัดการ และเติมของลงสต็อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันการเติมของมากเกินไปหรือน้อยเกินไป ช่วยลดสินค้าส่วนเกิน ลดต้นทุน ปรับปรุงคำสั่งซื้อและกระบวนการทำงานให้แม่นยำขึ้น อีกทั้งยังใช้ข้อมูลคาดการณ์ความต้องการสินค้าได้ล่วงหน้าอีกด้วย
3. ทรัพยากรบุคคล (Human Resources)
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือที่เราเรียกกันว่า HR เป็นฝ่ายที่ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมหาศาล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลพนักงาน บัญชีเงินเดือน ไปจนถึงการสรรหาคน การรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในระบบ ERP จึงช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้สะดวก ใช้เวลาน้อยลง มีข้อมูลเก็บไว้ครบถ้วน และนำข้อมูลไปคาดคะเนการทำงานด้านทรัพยากรบุคคคลต่อไปได้สะดวก
4. งานจัดซื้อ (Procurement and Purchasing)
จัดการการจัดซื้อได้อย่างครบครันทุกขั้นตอน ด้วยโมดูลงานจัดซื้อในระบบ ERP ตั้งแต่การขอใบเสนอราคาไปจนถึงการชำระเงิน ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อมีข้อผิดพลาดน้อยลง ร่วมมือกับตัวแทนจำหน่ายได้สะดวกขึ้นผ่านระยะเวลาชำระเงินที่สั้นลง และยังช่วยควบคุมงบประมาณด้วยการติดตามและวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย
5. การผลิต (Manufacturing)
สำหรับสายการผลิต ระบบ ERP ก็มีโมดูลรองรับการวางแผนการผลิต ตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบ วางแผนขั้นตอนการผลิต และจัดการสินค้า ตรวจสอบคุณภาพ ช่วยวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อลดระยะเวลาการผลิต ซึ่งเป็นประหยัดเวลาและต้นทุน ลดของเสียจากการผลิต และทำให้ได้สินค้าที่มีมาตรฐาน
ทำไมคนทำธุรกิจไม่ควรมองข้ามระบบ ERP?
1. รวมข้อมูลไว้ด้วยกันช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น
ระบบ ERP ช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดในธุรกิจมาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการขาย สินค้าคงคลัง บัญชี และ HR แทนที่จะต้องไปเปิดหาข้อมูลในหลาย ๆ ชีท หรือเปิดโปรแกรมหลาย ๆ โปรแกรม ก็เปิดดูรีพอร์ทหรือข้อมูลได้เลยบนโปรแกรม ERP ทำให้นำข้อมูลไปใช้ตัดสินใจต่อได้เร็วยิ่งขึ้น ไม่ต้องเสียเวลารวบรวมจากแผนกต่าง ๆ
ตัวอย่าง: สำหรับธุรกิจค้าปลีกขนาดเล็กหรือกลาง จะใช้ ERP ติดตามความต้องการของสินค้าในตลาดได้แบบเรียลไทม์ ใช้ดูว่าสินค้าไหนที่ได้รับความนิยมสูง และเติมสินค้าใหม่ได้ทันที ป้องกันการเติมสินค้ามากไป และเติมสินค้าได้เหมาะกับเทรนด์ของตลาดด้วย
2. ทำงานประจำได้รวดเร็วขึ้น
สำหรับงานที่ต้องทำเป็นประจำ เช่น การส่งใบแจ้งหนี้ (Invoice) บัญชีเงินเดือน (Payroll) หรือแม้แต่การติดตามสินค้าคงคลัง และการจัดส่ง ก็ทำให้เป็นอัตโนมัติได้ในระบบ ERP ช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ทำให้พนักงานไปใช้เวลากับงานที่สำคัญกว่าได้
ตัวอย่าง: แพลตฟอร์ม ecommerce ขนาดไม่ใหญ่มาก ใช้ ERP ปรับเปลี่ยนขั้นตอนการสั่งสินค้าออนไลน์ อัปเดตปริมาณสินค้า และส่งใบยืนยันการสั่งสินค้า ให้กลายเป็นอัตโนมัติได้เลย
3. ประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
เชื่อมโยงการทำงานของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน ช่วยให้ธุรกิจที่กำลังเติบโตทำงานได้อย่างเป็นระบบ ไม่ซ้ำซ้อน และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่มักจะเกิดจากความผิดพลาดในการทำงาน ช่วยควบคุมบัญชีและการเงินได้ดีขึ้นด้วยการติดตามค่าใช้จ่ายอย่างแม่นยำ
ตัวอย่าง: ธุรกิจที่เกี่ยวกับอุตสาหกรรมการผลิตใช้ข้อมูลในระบบ ERP สำหรับวิเคราะห์การจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์และวัตถุดิบต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับปริมาณการผลิต ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนส่วนเกินได้นั่นเอง
4. ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนตามการเติบโตได้
สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตอย่างก้าวกระโดด ไม่ต้องกังวลว่าระบบ ERP จะปรับเปลี่ยนตามการเติบโตไม่ทัน เพราะระบบนี้ถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่น ปรับให้เข้ากับรูปแบบการทำงานได้เสมอ โดยไม่กระทบต่อระบบที่ใช้อยู่แล้ว และยังรองรับการขยายตัว เช่น สินค้า บริการ และพนักงานที่มีเพิ่มขึ้น
ตัวอย่าง: ธุรกิจที่จะขยายตัว เพิ่มสาขาใหม่ สามารถใช้โปรแกรม ERP จัดการปริมาณสินค้าในคลัง และติดตามยอดขายจากทุกสาขาได้แบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องตามเก็บข้อมูลจากแต่ละสาขาให้เสียเวลา
5. ทำธุรกิจได้แบบโปร่งใส
แน่นอนว่าเมื่อมองเห็นข้อมูลต่าง ๆ ของแต่ละแผนกได้บนแพลตฟอร์มเดียวแบบเรียลไทม์ สิ่งที่ตามมาทันทีก็คือความโปร่งใส เพราะทุกฝ่ายจะตรวจสอบกันและกันได้แบบเรียลไทม์ ลดการทำงานแบบต่างคนต่างทำ ทำให้ทุกคนทำงานได้อย่างเท่าเทียมด้วยข้อมูลเดียวกัน
ตัวอย่าง: ธุรกิจที่ใช้ ERP เช็คสถานะการสั่งซื้อ ตั้งแต่คลังสินค้าไปสู่การจัดส่ง ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น โดยที่แต่ละฝ่ายติดตามได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายจัดการสินค้าคงคลัง
ระบบ ERP มีกี่ประเภท?
1. On-Premise ERP
ระบบแบบ On-Premise เป็นโปรแกรม ERP แบบดั้งเดิมที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ลงในเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร ทำให้ต้องลงทุนโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT เพิ่มเติม เพราจะต้องติดตั้งระบบและดูแลอย่างสม่ำเสมอ โดยบริษัทจะเป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ทั้งหมดของระบบ ERP ทั้งโครงสร้างพื้นฐานและข้อมูลต่าง ๆ ทำให้ปรับปรุงระบบได้ตามต้องการ และยังทำงานได้โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตอีกด้วย
เหมาะกับใคร: บริษัทขนาดใหญ่ที่มีระบบโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT อยู่แล้ว หรือบริษัทที่มีความต้องการเฉพาะ ต้องการปรับแต่งระบบให้เข้ากับการทำงานอยู่เสมอ และอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายกฎระเบียบเป็นพิเศษ เช่น บริษัทการเงิน บริษัทด้านกฎหมาย
จุดเด่นของระบบ ERP แบบ On-Premise
ควบคุมได้หมด บริษัทจะจัดการทุกอย่างในระบบ ERP ได้หมด เพราะเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูลทั้งหมด
ปรับแต่งได้ สามารถปรับแต่งระบบให้เข้ากับรูปแบบการทำงานที่ซับซ้อน หรือตามความต้องการเฉพาะทางได้
ออฟไลน์ ERP แบบ On-Premise ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาสัญญาณอินเทอร์เน็ต จึงใช้ได้ในพื้นที่ที่มีสัญญาณจำกัด
2. Cloud-Based ERP
ระบบ ERP แบบ Cloud-based เป็นระบบสมัยใหม่ที่จัดการได้ผ่านอินเทอร์เน็ต ส่วนใหญ่มักมาในรูปแบบการ Subscriptions และให้บริการในรูปแบบ Software-as-a-Service (SaaS) ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการติดตั้งโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ยืดหยุ่นปรับแต่งให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานได้ และยังเหมาะกับบริษัททุกขนาด ตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่
เหมาะกับใคร: Startup ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง (SMBs) ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายด้าน IT และธุรกิจที่เติบโตไวต้องการใช้ระบบ ERP แบบไม่ต้องลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐานเพิ่มเติม ไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ที่อยากจะประหยัดค่าติดตั้งและบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ก็ใช้ได้เช่นกัน
จุดเด่นของระบบ ERP แบบ Cloud-Based
ค่าใช้จ่ายน้อยกว่า การใช้ระบบ ERP แบบ Cloud-based ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเซิร์ฟเวอร์หรือฮาร์ดแวร์ที่ต้องติดตั้งใหม่ ถึงเป็นบริษัทเล็กก็ใช้ ERP แบบนี้ได้ในรูปแบบการ Subscription
ติดตั้งเร็วกว่า เพราะไม่ต้องลงระบบและอุปกรณ์ใหม่ ทำให้ออกแบบและติดตั้งระบบได้เร็วมากขึ้น ซึ่งระยะเวลาก็จะขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท ถ้าไม่ซับซ้อนก็ลงระบบได้เร็วขึ้น
อัปเดตอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์แบบ SaaS ส่วนใหญ่ มักจะอัปเดตอัตโนมัติโดยผู้ให้บริการ จึงช่วยให้โปรแกรมมีฟีเจอร์ที่เหมาะสมกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง ใช้งานได้อย่างสม่ำเสมอ และยังปลอดภัยอีกด้วย
ทำงานได้ทุกที่ เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่เข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงใช้คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ตอบโจทย์บริษัทที่ทำงานแบบ Remote Working ไม่ต้องอยู่ติดออฟฟิศ
ยืดหยุ่น Cloud-based ERP ถือเป็นระบบที่เติบโตไปกับธุรกิจ เพราะปรับแต่งได้ตลอดเวลา จะเพิ่มผู้ใช้งาน เชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ หรือเปิดใช้โมดูลใหม่ ก็สะดวกสบายทำได้ทันที
ข้อมูลปลอดภัย ผู้ให้บริการระบบ ERP ส่วนใหญ่จะลงทุนกับระบบป้องกันความปลอดภัยทางข้อมูลมากเป็นพิเศษ เช่น Data Encryption และ Firewall รวมถึงยังมีระบบ Backup ข้อมูลอัตโนมัติป้องกันข้อมูลหายจากเหตุการณ์ไม่คาดคิด
ธุรกิจควรจะเริ่มมองหาหรือใช้ระบบ ERP ตอนไหน?
ธุรกิจเริ่มเติบโต
เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ข้อมูลและการทำงานก็จะซับซ้อนมากขึ้น โดยเฉพาะกับธุรกิจที่มีสาขาใหม่ มีสินค้าหรือบริการใหม่ ๆ ซึ่งจะตามมาด้วยการจัดซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง ธุรกรรมทางการเงินที่มีมากขึ้น การใช้ระบบ ERP จะจึงช่วยให้เห็นข้อมูลต่าง ๆ บนแพลตฟอร์มเดียว แทนที่จะต้องรวบรวมจากแผนกต่าง ๆ ทำให้ธุรกิจขยายตัวได้อย่างราบรื่น
ระบบเดิมเริ่มไม่เพียงพอต่อความต้องการ
บริษัทไหนที่ใช้ระบบจัดการทรัพยากรในองค์กรอยู่แล้ว แต่เป็นระบบเก่าที่ใช้มานาน ไม่ได้อัปเดตซอฟต์แวร์ รูปแบบการทำงานก็อาจจะล้าหลัง เก็บข้อมูลได้น้อยลง ทำให้กระบวนการทำงานไม่สะดวกเท่าที่ควร การเปลี่ยนมาใช้ระบบ ERP ที่ออกแบบมาให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงาน ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่าย และยังช่วยให้แต่ละแผนกทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น
เกิดปัญหาการเข้าถึงข้อมูลเพราะระบบที่แตกต่าง
หลาย ๆ ครั้งในการทำงานในบริษัท แต่ละแผนกจะใช้โปรแกรมแตกต่างกันไป เมื่อถึงเวลาจะต้องทำงานร่วมกัน ก็ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูล การนำข้อมูลมารวมกันไว้ที่เดียวกันในโปรแกรม ERP จึงช่วยเชื่อมต่อการทำงานของแผนกต่าง ๆ ให้เข้ากันง่ายขึ้น และยังทำให้เห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ นำไปพัฒนาธุรกิจต่อได้ในอนาคตด้วย
Implementor สำคัญอย่างไรกับการทำระบบ ERP ในองค์กร
ถึงแม้ว่า Enterprise Resource Planning จะถือเป็นระบบที่ตอบโจทย์การใช้งานในธุรกิจทุกประเภท แต่ถ้าอยากจะให้ประหยัดค่าใช้จ่าย ได้ระบบที่ตรงจุดที่สุด การใช้บริการผู้พัฒนาหรือ Implementor ถือเป็นทางเลือกที่ไม่ควรมองข้าม เพราะว่าจะได้บริการที่ครบวงจร ตั้งแต่เริ่มต้นให้คำปรึกษาไปจนถึงการซับพอร์ตหลังเริ่มใช้ระบบไปแล้ว ช่วยอำนวยความสะดวก และยังเชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างปลอดภัยด้วย
ออกแบบระบบที่เหมาะสม การใช้บริการ Implementor ที่เข้าใจการทำธุรกิจหรือเข้าใจอุตสาหกรรมต่าง ๆ ช่วยให้ได้ระบบ ERP ที่เข้ากับรูปแบบการทำงานและความต้องการมากที่สุด โดยตัดทอนส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำระบบได้ด้วย
ย้ายข้อมูลไม่มีสะดุด Implementor จะเป็นผู้ช่วยย้ายข้อมูลไปยังโปรแกรม ERP ได้อย่างเป็นระเบียบ ปลอดภัย ไม่ต้องกังวลเรื่องปัญหาข้อมูลรั่วไหล
ติดตั้งให้เข้ากับระบบเดิม สำหรับบริษัทที่มีเครื่องมือที่ใช้งานกันภายในอยู่แล้ว Implementor จะเป็นผู้ช่วยเชื่อมต่อระบบ ERP เข้ากับระบบเดิมที่มี ทำให้ข้อมูลเชื่อมต่อกันได้อย่างปลอดภัย
บริการซับพอร์ต Implementor ส่วนใหญ่มักจะมากับบริการซับพอร์ตในด้านต่าง ๆ ทั้งการทดสอบระบบ ให้ความรู้พนักงาน ดูแลเมื่อเกิดปัญหาหลังเริ่มใช้งาน พร้อมให้คำแนะนำการใช้ระบบอย่างมืออาชีพด้วย
ขั้นตอนการ Implement ระบบ ERP เบื้องต้น ที่ทุกธุรกิจควรรู้!
วางแผน ศึกษาเป้าหมาย รูปแบบและขอบเขตการทำงาน รวมไปถึงความต้องการเฉพาะของแต่ละธุรกิจ ก่อนนำไปออกแบบระบบที่เหมาะสมต่อไป
Process Mapping สร้างแผนผังการทำงานของระบบ โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อให้เห็นจุดที่จะต้องปรับปรุงหรือพัฒนาระบบให้เข้ากับกระบวนการทำงาน
Data Migration ย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบ ERP โดยตรวจสอบก่อนว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง สมบูรณ์ ครบถ้วน
ให้ความรู้ อบรมพนักงานก่อนเริ่มใช้ระบบ ERP เพื่อให้พนักงานเข้าใจและคุ้นเคยกับโปรแกรม ป้องกันปัญหาการใช้งานในอนาคต
ทดสอบ ดำเนินการทดสอบระบบ หาจุดบกพร่อง และแก้ไขก่อนเริ่มใช้งานจริง
ซับพอร์ต หลังจากเริ่มใช้งานแล้ว หากมีปัญหาทางด้านเทคนิค Implementor ก็จะเข้าช่วยแก้ปัญหาและให้คำปรึกษาเพิ่มเติม
สนใจใช้ระบบ ERP ในธุรกิจ ให้ Backyard ช่วยออกแบบระบบที่ตอบโจทย์
จัดการข้อมูลและการทำงานได้ดี ก็ทำให้ธุรกิจเดินหน้าไปได้อย่างราบรื่น ธุรกิจไหนที่สนใจใช้ระบบ ERP หรือต้องการปรับเปลี่ยนระบบที่มีอยู่แล้วให้ใช้งานได้แบบตอบโจทย์มากขึ้น Backyard พร้อมให้บริการแบบครบวงจร เพราะเรามีทีมงานที่มีประสบการณ์ เข้าใจการทำธุรกิจ
โดย Backyard เป็นพาร์ทเนอร์อย่างเป็นทางการกับ Odoo บริษัท ERP ระดับโลก ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกธุรกิจ จะได้ระบบที่ใช้งานได้อย่างตรงจุด มีประสิทธิภาพ พร้อมรับทุกการเติบโตในอนาคต
ติดตามข่าวสาร Backyard ได้ที่ https://linktr.ee/backyard.group
